Die folgend gezeigten Funktionen stehen Ihnen sowohl bei der Einbenutzerversion (Ausnahme: Kennwortverwaltung) als auch bei der Netzwerkversion und im Client-Server-Betrieb zur Verfügung.

Die Funktionen von PARADISE sind in einem übersichtlichen, hierarchischen Befehlsmenü zusammengefaßt. Nach Starten von PARADISE sehen Sie folgende Auswahl von Menüpunkten:

Die am häufigsten benötigten Menübefehle sind zusätzlich auf der Symbolleiste angeordnet und können mit einem Mausklick auf das Icon direkt aufgerufen werden.

Menü 'Datenbank'

Im ersten Menü ‘Datenbank’ finden Sie die Befehle, um das Arbeiten mit der Datenbank zu beenden oder sich mit einem anderen Kennwort anzumelden.

Der Befehl 'Kennworteingabe' ist nur dann aktiv, wenn Ihre PARADISE-Lizenz das Zusatzmodul ‘Kennwortsystem’ enthält. Wählen Sie diesen Befehl, wenn Sie sich mit einem anderen Kennwort in der Datenbank anmelden wollen. Welche Kennworte für eine Datenbank zugelassen sind, wird mit dem Programmteil ‘Kennwortverwaltung’ bestimmt (siehe unten).

Menü 'Literaturstellen'

Unter dem Menü ‘Literaturstellen’ sind die Befehle für das Eingeben und Einlesen von Literaturdaten gruppiert. Sie finden hier auch die Befehle, um in der Literaturdatenbank zu recherchieren.

Erfassen Literatur

Der Befehl 'Erfassen, ändern, löschen’ dient dem Eintragen von Literaturstellen in die Erfassungsmaske. Auch die Zuweisung von Schlagworten wird hier vorgenommen. In dem Unterfenster "Dokumente" können Sie beliebig viele PDF-Dateien, Grafiken, Texte usw. zu einer Literaturstelle aufnehmen. Die Einträge lassen sich über die Autoren, den Titel oder die Signatur erneut aufrufen und ändern oder löschen.

So etwa sieht eine Literaturstelle in PARADISE aus. Die Schlagwortzuweisungen und Dokumente sind in separaten Fenstern angezeigt:

Blättern im Literaturkatalog

Mit dem Befehl 'Blättern im Katalog’ können Sie Literaturstellen über die Autorenzeile, den Titel oder das Feld ‘Signatur’ in der Bildschirmmaske aufrufen. Anders als bei der Erfassung können Sie jedoch keine Änderungen an den Daten vornehmen.

Die Trennung dieser Katalogfunktion von der Erfassung der Daten ist besonders für den Mehrbenutzerbetrieb sinnvoll, bei dem nicht alle Benutzer Schreibrechte für die Daten haben sollen. (Siehe auch "Kennwortverwaltung" unten)

Schnellsuche Literatur

Der Menübefehl 'Schnellsuche Literatur' startet einen Suchmodus nach Art einer Suchmaschine, womit Sie auf einfache Weise eine Volltextsuche über die wichtigsten Feldern wie 'Inhalt', 'Titel', 'Schlagwort' usw. durchführen können:

Die gefundenen Datenbankeinträge werden sofort angezeigt, wobei Sie die Wahl zwischen verschiedenen Formaten - u. a. Zitierlisten in zeitschriftengerechter Form - haben. Falls bei einer Literaturstelle Dokumente wie Grafiken oder Originalarbeiten gespeichert sind, können Sie diese mit einem einfachen Mausklick aufrufen.

Die Daten können Sie auf vielfältige Weise weiterverabeiten, z. B. an Ihre Textverarbeitung übergeben, als HTML-Datei in Ihrem Web-Browser anzeigen lassen oder durch eine zusätzliche Suche weiter einschränken. Die recherchierten Literaturstellen können einzeln markiert und auch an die Erfassungsmaske übergeben werden, um dort Literaturdaten zu ändern oder zu löschen.

Recherche einfach und erweitert

Mit einer Recherche können Sie mittels einer "Suchmaske" dediziert nach Inhalten einzelner Felder in der Datenbank suchen. Die Form der Ausgabelisten und die Möglichkeit der Weiterverarbeitung der recherchierten Daten ist bei beiden Funktionen identisch zur Schnellsuche. Der Unterschied zwischen beiden Rechercheverfahren besteht in der Auswahl der Felder, die in der Suchmaske vorgegeben sind. Zudem können Sie bei der erweiterten Recherche verschiedene Suchresultate kombinieren und so Ihre Recherche sukzessive präzisieren.

Der Menübefehl ‘Recherche einfach’ startet eine Suchmaske, mit der Sie auf einfache Weise in den wichtigsten Feldern wie 'Inhalt', 'Titel', ‘Schlagwort’ ‘Erfassungsdatum’ usw. recherchieren können. Die Abfragen können Sie mit ‘UND’ oder ‘ODER’ kombinieren und die Ausgabe nach einer Vielzahl von Feldern sortieren. PARADISE vermerkt sich automatisch Ihre letzten 50 Recherchen als Suchprofile und führt Sie mit einem Mausklick erneut aus.

Mit dem Menübefehl ‘Recherche erweitert’ haben Sie mehr Felder für Ihre Recherche zur Verfügung, z.B. können Sie nach Literatur aufgrund von Schlagwortkombinationen recherchieren. Sie können zudem die Suchmasken auf Ihre speziellen Anforderungen für die Recherche anpassen und dafür alle Felder der Datenbank verwenden.Wenn Sie die Anzahl der Literaturstellen weiter einschränken wollen, kombinieren Sie die gefundenen Literaturstellen einfach mit einer erneuten Recherche.

Downloaddatei einlesen

Die Funktion 'Downloaddatei einlesen' ermöglicht die Übernahme von Literaturrecherchen aus externen Datenbanken wie DIMDI, DATASTAR oder von CD-ROM. Importfilter für alle wichtigen medizinischen und naturwissenschaftlichen Literaturdatenbanken werden mitgeliefert und das Format einer Downloaddatei wird von PARADISE automatisch erkannt. Nach dem Öffnen einer Downloaddatei wird im ersten Fenster (rechts unten) die Originaldatei und das erkannte Format angezeigt. Im zweiten Fenster (links oben) sehen Sie, wie die Daten analysiert und den Feldern in PARADISE zugeordnet werden:

Sie können die Zitate einer Datei entweder alle automatisch konvertieren und einlesen oder die Zitate sichten und einzeln auswählen. Bei der Übernahme werden Dubletten sofort erkannt, die Schlagworte aus der Downloaddatei können wahlweise komplett oder nach Bestätigung übernommen und auch in den eigenen Schlagwort-Thesaurus übersetzt werden. Natürlich merkt sich PARADISE Ihre Angaben für weitere Einlesevorgänge im gleichen Downloadformat.

Im-/Export PARADISE-Dateien

Mit dem Befehl ‘Import Version 5.0 bis 7.1’ lesen Sie Literaturstellen aus Dateien ein, die von anderen PARADISE-Datenbanken mit der Exportfunktion erstellt wurden. Es werden alle Exportformate ab PARADISE-Version 5.0 automatisch erkannt. Für Literaturstellen ab Version 5.2 können Sie auch die zugehörigen Dokumente importieren. So tauschen Sie auf einfache Weise Literaturdaten mit Kollegen oder zwischen verschiedenen Datenbanken aus.

Mit dem Befehl ‘Exportieren auf Datei’ können Sie Literatureinträge nach bestimmten Merkmalen mit einer Suchmaske selektieren und auf eine ASCII-Datei oder binäre Datei schreiben. Diese Daten sind in andere PARADISE-Datenbanken importierbar. Bei dem Export haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Dateiformaten und können entscheiden, ob auch die zu einer Literaturstelle gehörenden Dokumente exportiert werden sollen.

Menü 'Schlagworte'

Mit den Befehlen dieses Menüs rufen Sie den Schlagwortkatalog auf und pflegen Ihre Schlagwortstammdaten.

Blättern im Schlagwortkatalog

Die erste Funktion dient dem schnellen Bildschirmabruf von Einträgen durch Auswahl eines Schlagworts. Sie können die einem Schlagwort zugewiesenen Literatureinträge durchblättern und elektronische Dokumente wie eingescannte Originalarbeiten oder Originaltexte von Textverarbeitungsprogrammen einsehen.

Schlagwortstammdaten

Mit Hilfe der Funktion ‘Erfassen, ändern Schlagworte‘ pflegen Sie die Stammdaten der Schlagworte und nehmen insbesondere neue Obergriffe auf, was in der Erfassungsmaske für Literatur nicht möglich ist. Mit dem Befehl ‘Ausgeben Schlagwortliste’ können Sie eine Liste der Schlagworte mit der Anzahl der zugewiesenen Artikel abrufen.

Ersetzen durch Synonyme

Mit diesem Menübefehl ersetzen Sie die Zuweisung eines Schlagworts durch die Zuweisung zu einem anderen Schlagwort für alle Literaturstellen der Datenbank. Nach dem Ersetzungsvorgang wird das ersetzte Schlagwort gelöscht. Sie können einen Ersetzungsvorgang in der Synonymliste speichern und die automatische Ersetzung aller Synonyme ausführen lassen.

Import/Export Schlagwortstammdaten

Mit dem Menübefehl ‘Importieren von Datei’ können Schlagwortstammdaten z.B. von anderen PARADISE-Anwendern automatisch eingelesen werden. Der Befehl ‘Exportieren auf Datei’ bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Schlagwort-Thesaurus inkl. der Oberbegriffe z.B. auf eine Diskette zu schreiben.

Menü 'Zeitschriften'

Mit diesen Befehlen können Sie im Zeitschriftenkatalog arbeiten und die Stammdaten pflegen.

Blättern im Zeitschriftenkatalog

Der erste Befehl dient zum Abruf von Literaturstellen, die in einer bestimmten Zeitschrift erschienen sind. Sie können die in einer Zeitschrift erschienenen Publikationen durchblättern und die zugehörigen Dokumente einsehen.

Zeitschriftenstammdaten

Mit dem Menübefehl ‘Erfassen, ändern Zitierformen’ können Sie neue Zeitschriften eintragen oder bereits erfaßte Zeitschriften mit den Zitierformen für die Ausgabe zeitschriftengerechter Listen versehen.

Mit dem Menübefehl ‘Ausgeben Liste Zeitschriften’ erhalten Sie eine ausführliche Liste der Zeitschriften mit den Zitierformen oder eine Kurzliste mit der Anzahl der zugewiesenen Literaturstellen.

Editieren Zitiervorschriften

Mit dem Menübefehl 'Editieren Zitiervorschriften' gelangen Sie in einen Editor, mit dem Sie Zitiervorschriften für die Ausgabe zeitschriftengerechter Listen neu erstellen oder anpassen. Dieser Editor ist so flexibel gestaltet, daß Sie damit jedes erdenkliche Format zur Übergabe an andere Literatursysteme erstellen können.

Import/Export Zeitschriftendaten

Mit dem Menübefehl ‘Import Zitierformen von Datei’ können Sie Zeitschriftenstammdaten z.B. von anderen PARADISE-Anwendern automatisch einlesen. Der Befehl ‘Export Zitierformen auf Datei’ bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Zeitschriftenstammdaten inkl. der Zitierformen oder Teile daraus z.B. auf eine Diskette zu schreiben.

Menü 'Autoren'

Der erste Befehl im Menü 'Autoren' dient der Arbeit mit dem Autorenkatalog, mit den weiteren Befehlen können Sie Autorenadressen erfassen, ausgeben und importieren oder exportieren.

Vor der Ausführung der Befehle prüft PARADISE, ob seit der letzten Aktualisierung des Autorenkatalogs Daten verändert wurden. Ist dies der Fall, erscheint eine Abfrage, ob der Katalog vor der Ausführung des Befehls automatisch aktualisiert werden soll.

Blättern im Autorenkatalog

Rufen Sie mit dem ersten Menübefehl in der Bildschirmmaske einen Autorennamen auf, erscheinen alle Einträge, in denen dieser - z.B. auch als Zweit- oder Drittautor - genannt ist. Sie können in den Literaturstellen blättern und die Dokumente einsehen.

Autorenadressen

Mit dieser Funktionsgruppe steht Ihnen eine kleine Adressenverwaltung zur Verfügung, die mit den Autorenstammdaten verknüpft ist. Mit Hilfe der Funktion 'Erfassen, ändern Autorenadressen' können Sie die Autorenadressen und auch andere Adressen erfassen, ergänzen oder aus den Autorenstammdaten löschen.

Mit dem Befehl 'Ausgeben Autoren-/Adressliste' können Sie Listen der erfaßten Adressen oder eine Autorenliste mit der Anzahl von Literaturstellen, die einem Autor zugewiesen sind, abrufen. Sie haben die Möglichkeit, über die Funktion 'Import Autorenadressen' Adressen von einer anderen PARADISE-Literaturdatenbank in Ihre Datenbank einzulesen. Sie können Ihre Adressenkartei oder Auszüge davon über die Funktion 'Export Autorenadressen' auf eine ASCII-Datei auslagern, um die Adressen z.B. anderen PARADISE-Anwendern zur Verfügung zu stellen.

Menü 'Ausleihe'

Unter diesem Menü befinden sich Funktionen um die Ausleihe in Präsenz-Bibliotheken oder anderen Literatursammlungen mit der Literaturdatenbank zu verwalten.

Mit dem Befehl ‘Ausleihe eintragen, löschen’ im Menü ‘Ausleihe’ gelangen Sie in eine Maske, in der Sie ein Buch oder einen anderen Literatureintrag mit Hilfe des Felds ‘Signatur’ aufrufen und das Ausleihedatum und den Entleiher eintragen oder löschen können.

Der Befehl ‘Liste entliehene Literatur’ dient dem Abruf von Listen mit der aktuell entliehenen Literatur. Diese Listen können Sie mit verschiedenen Kriterien - z.B. dem Standort - einschränken. Die zugelassenen Entleiher von Literatur müssen in eine Maske eingetragen werden, in die Sie mit dem Befehl ‘Stammdaten Entleiher’ gelangen.

Menü 'Verwaltung'

Unter diesem Menü befinden sich Funktionen für die Pflege der Stammdaten und Anpassung der Datenbank.

Kennzeichnungsstammdaten

Mit dem Befehl ‘Stammdaten Kennzeichen’ des Menü ‘Verwaltung’ gelangen Sie in die Erfassungsmaske, in der Sie die als Kennzeichnung für Literaturstellen zugelassenen Abkürzungen eintragen können. Für einen Eintrag können Sie die Abkürzung und einen erläuternden Text eingeben.

Standortstammdaten

Mit dem Befehl ‘Stammdaten Standorte’ des Menü ‘Verwaltung’ gelangen Sie in die Erfassungsmaske, in der Sie die zugelassenen Standorte eintragen. Nur die hier erfaßten Standorte können einer Zeitschrift oder einem Buch bei der Erfassung von Literaturstellen zugewiesen werden.

Publikationsarten

Bei der Erfassung von Literaturstellen kann auch die Art der Publikation angegeben werden. Die wichtigsten Publikationsarten sind nach der Installation einer neuen Datenbank schon vordefiniert. Mit dem Befehl ‘Stammdaten Publikationsarten’ des Menü ‘Verwaltung’ gelangen Sie in eine Erfassungsmaske, in der Sie zusätzlich benötigte Publikationsarten eintragen. Nur die hier erfaßten Publikationsarten können bei der Erfassung von Literaturstellen zugewiesen werden.

Farben und Schriften

Hiermit verändern Sie die Bildschirmfarben der verschiedenen Fenster von PARADISE und die Schriftart für Erfassungsmasken und Auswahlfenster.

Datenbankstatistik

Mit diesem Befehl wird ein Prüflauf gestartet, der Ihnen statistische Angaben zu den in Ihrer Datenbank gespeicherten Informationen macht. Sie können damit auch feststellen, ob Ihre Datenbank z.B. nach einem Hardwareausfall Schaden genommen hat.

Sie haben am Ende des Prüflaufs die Möglichkeit, Ihre Literaturdatenbank bezüglich Speicherbedarf zu optimieren. Dies beschleunigt meist auch die Zugriffe auf die Daten.

Kennworte einrichten

Die Funktion ‘Kennworte einrichten’ ist nur mit Netzwerklizenzen von PARADISE ausführbar.

Mit diesem Befehl gelangen Sie in den Editor für Kennworte. Sie können Kennworte für die Datenbank neu einrichten, ändern und löschen. Sie benötigen das Kennwortsystem, wenn Sie im Netzwerkbetrieb verschiedenen Benutzern nur Recherche - und/oder Erfassungsfunktionen, aber keine Verwaltungsrechte einräumen möchten.. Der Datenbankverwalter kann beliebig viele Kennworte vergeben und dem Benutzer eine der drei Kategorien ‘Suchfunktion’, ‘Normalbenutzer’ oder ‘Verwalter’ zuordnen.

Zum Beispiel "sieht" ein Verwalter alle oben aufgeführte Funktionen. Er kann also Stammdaten ändern, Kennworte einrichten und Daten ex- und importieren. Dagegen kann ein Benutzer der Kategorie "Suchfunktion" mit seiner Menüauswahl nur Daten abrufen:

Menü 'Hilfe'

PARADISE enthält ein kontexbezogenes Hilfesystem, mit dem Sie bei jedem Arbeitsschritt die dazugehörigen Erläuterungen erhalten. Die Hilfetexte rufen Sie mit der F1-Taste auf, worauf der Hilfetext zu dem jeweiligen Programmteil erscheint.

Mit dem Menübefehl ‘?, Hilfethemen’ rufen Sie das Hilfesystem von PARADISE ohne Bezug auf den jeweiligen Kontext auf. Sie können dort in der Inhaltsangabe blättern, den Index verwenden oder nach bestimmten Worten im gesamten Hilfetext suchen.

Unter dem Menüpunkt ‘?, Info’ erhalten Sie Informationen über PARADISE wie Version, Lizenznummer und Urheberrechtsvermerke.

Recherche über das Intra-/Internet

Das PARADISE Web-Interface für die Recherche in einem Intranet oder über das Internet ist Bestandteil der Netzwerkversionen und besteht aus der Serverversoftware für den Microsoft Internet Information Server ab Version 3.0, den HTML-Seiten für Recherchemaske und Ausgabelisten und ActiveX-Elementen. .

Clientseitig ist das Web-Interface in zwei Versionen verfügbar: Zum einen als Intranet-Anwendung, bei der auch die Dokumente einer PARADISE-Datenbank angezeigt werden und Auswahllisten z. B. für Schlagworte im Web-Browser verfügbar sind. Dies wird mit dem Internet-Explorer und sog. ActiveX-Steuerelementen realisiert, die sich ohne Zutun des Anwenders installieren. Zum zweiten gibt es eine plattformunabhängige Internet-Version mit der gewohnten Benutzer-Oberfläche einer Suchmaschine:

Damit kann z. B. ein Unternehmen eigene Publikationen Besuchern der Firmen-Web-Site mit komfortablen Rechercheoptionen zur Verfügung stellen.